1.Tout d'abord, vous devez Rechercher dans la base de données la ou les notices que vous avez l'intention de consulter ou de modifier. Le résultat de la recherche s'affichera sous la forme d'une liste, tandis que la notice correspondant au premier résultat de recherche s'affichera à sa droite, dans la fenêtre Détails d'enregistrement. Cliquez dans la liste des résultats sur la notice que vous avez l'intention de modifier, pour qu'elle figure dans l'aperçu.
2.Dans la barre d'outils contextuelle du haut de l'aperçu, cliquez sur l'icône Editeur d'enregistrement afin que la notice soit activée et que vous puissiez lui apporter des modifications.
 
ACEditModeIcon
3.Désormais, vous pouvez apporter des modifications à la notice, ou lui ajouter des données. Mais auparavant, il faut définir la Langue des donnéesen faisant votre choix parmi les langues proposées dans la barre d'outils en haut de la notice (il y en a une si votre application Axiell Collections est multilingue). La langue des données est la langue qui va être utilisée pour la saisie des données qui vont faire l'objet de l'enregistrement. Cliquez sur un champ quand vous voulez le renseigner. Dans certains champs, vous aurez à saisir des données, dans d'autres, vous devrez faire le choix d'une valeur dans une liste déroulante.
 
Au moment du traitement, si une icône Valider figure en face d'un champ, vous avez la possibilité de cliquer dessus pour valider la valeur saisie ou de valider une autre valeur en la sélectionnant dans une liste.
 
ACValidateIcon
 
Certains champs et groupes de champs sont répétables, ce qui s'impose pour être à même d'enregistrer chaque titre ou chaque nom d'acteur s'il y en a plusieurs. Quand le curseur se trouve dans un champ répétable, vous pouvez cliquer sur l'icône Ajouter au bas qui figure dans le menu contextuel de l'aperçu de notice, en vue d'ajouter en bas à droite du champ qui existe déjà une nouvelle "occurrence" de champ ou de groupe de champs. Il vous est possible de cliquer sur l'icône Supprimer pour faire disparaître l'occurrence de champ ou l'occurrence de groupe de champs dans laquelle vous vous trouvez (le contenu de ces occurrences de champ est lui-même supprimé).
 
ACAddRemoveRowIcons
 
Il n'est pas possible de lier n'importe quel champ de l'application à un fichier stocké dans un répertoire du système, mais cela peut se faire avec, entre autres, le champ intitulé Référence de reproduction qui figure dans l'onglet Données de reproduction d'une notice de Documentation multimédia qui peut être liée à un fichier image. En la circonstance, cliquez sur l'icône Parcourir du champ pour partir à la recherche du fichier avec lequel vous voulez établir un lien, ou bien tapez les premères lettres du nom du fichier (si vous en connaissez le nom), ce qui vous permet de faire apparaître dans une liste déroulante les fichiers du répertoire Images du système commençant par les caractères qui viennent d'être tapés, et donc de trouver rapidement le fichier.
 
ACFindFileIcon
 
Une fois sélectionné, le fichier est copié dans un répertoire du système spécifique, où il se voit attribuer un nom de fichier spécifique, ceci pour éviter qu'il n'écrase accidentellement un fichier lui aussi lié et portant un nom identique. A terme, les applications mettront également en mémoire le nom du fichier original, ce qui facilitera le repérage des fichiers liés.
Le lien ayant été établi avec le fichier image, il n'est pas encore possible de visualiser l'image à l'aide du Lecteur multimédia, mais cela sera le cas une fois que la notice aura été enregistrée.
 
Tous les champs d'une notice se trouvent répartis entre différentes fenêtres, dont les onglets d'écran s'affichent en rangées alignées les unes au-dessous des autres, plusieurs de ces fenêtres pouvant être affichées les unes à côté des autres.
Dans l'aperçu d'une notice, que vous soyez en train de la consulter ou de la modifier, vous pouvez afficher la liste de tous les onglets. En cliquant sur la barre de titre qui comporte à droite une petite flèche pointant vers le bas, vous ouvrez l'onglet d'écran. Lorsqu'un onglet d'écran est ouvert, vous pouvez le fermer en cliquant sur la barre de titre (alors en gris foncé) qui comporte à droite une petite flèche pointant vers le haut. Dans la copie d'écran ci-dessous, vous pouvez constater que deux onglets, Identification et Production | Dates, sont fermés, l'onglet Caractéristiques physiques étant quant à lui ouvert.
Notez bien que la fermeture d'un onglet d'écran ne fait que masquer les champs : leur contenu n'est en rien affecté tant que vous ne passez pas par l'Editeur d'enregistrement et n'y faites pas des modifications que vous enregistrez.
 
ACScreenTabs
 
4.Pour Enregistrer les données que vous venez de saisir dans la notice, cliquez sur l'icône Enregistrer figurant dans la barre d'outils contextuelle de cette notice.
 
ACSaveRecordIcon
 
Si vous faites partie de ces gens qui trouvent opportun qu'au moment d'enregistrer des modifications, un message vienne s'assurer que c'est vraiment ce que vous voulez faire, vous devriez apprécier le mode de fonctionnement de cette icône Mode modification : quand vous cliquez sur cette icône alors que votre notice est en cours de traitement, Axiell Collections vous demande de confirmer si vous voulez enregistrer les changements apportés à la notice (Yes), quitter la notice sans enregistrer les changements apportés (No) ou bien continuer à travailler sur la notice (en gardant les changements apportés, mais sans l'enregistrer à l'instant (Cancel). Dans ce contexte, cliquer sur No est un bon moyen pour vous de quitter une notice que vous venez de créer ou que vous êtiez en train de modifier sans pour autant enregistrer les changements que vous avez pu lui apporter (ce qui est notamment judicieux quand vous avez décidé de ne pas conserver la notice, ou bien quand vous avez malencontreusement supprimé des données et que vous souhaitez revenir à la situation antérieure).
 
ACEditModeIcon