1.Cliquez sur Nouveau dans le menu principal (la barre d'outils verticale qui se trouve sur la gauche) pour afficher en plein écran une notice vierge dans laquelle vous allez pouvoir saisir des données : cette action ouvre systématiquement la boîte de dialogue Sélectionnez un fichier, qui vous permet de choisir la base de données dans laquelle vous voulez que figure la nouvelle notice.
 
ACNewRecordIcon1
 
Si vous êtes dans l'aperçu d'une notice (à la suite d'une recherche), vous pouvez également vous rendre dans la barre d'outils contextuelle de la fenêtre pour cliquer sur l'icône Nouvel enregistrement, ce qui fait disparaître la notice auparavant affichée pour la remplacer par une notice vierge. Mais ne négligez pas le fait qu'Axiell Collections va placer par défaut la notice créée dans la même source de données que la notice précédemment affichée.
 
ACNewRecordIcon2
2.Quand la fenêtre Sélectionnez un fichier est ouverte, vous devez choisir la source de données dans laquelle se trouvera placée la notice que vous projetez de créer, avant de cliquer sur OK ou d'appuyer sur la touche Entrée. Notez bien qu'il n'est pas possible de créer une notice dans la sources de données Catalogue des oeuvres cinématographiques, ou bien dans le Catalogue bibliothèque, ni dans toute autre source de données comprenant d'autres jeux de données : en pareil cas, vous êtes dans l'obligation de choisir au préalable un jeu de données en particulier, comme par exemple le Catalogue interne des objets, les Livres, ou encore le Module des périodiques. La liste proposée par la boîte de dialogue recense toutes les sources de données disponibles.
 
ACSelectDatabaseDialog
3.Une notice vierge s'affiche ensuite dans les Détails d'enregistrement, dans lesquels vous allez pouvoir commencer à travailler.
 
ACNewRecord
 
Mais auparavant, il faut définir la Langue des données en faisant votre choix parmi les langues proposées dans la barre d'outils en haut de la notice (il y en a une si votre application Axiell Collections est multilingue). La langue des données est la langue qui va être utilisée pour la saisie des données qui vont faire l'objet de l'enregistrement.
Cliquez sur un champ quand vous voulez le renseigner. Dans certains champs, vous aurez à saisir des données, dans d'autres, vous devrez faire le choix d'une valeur dans une liste déroulante.
Si certains champs obligatoires ne sont pas renseignés, cela vous est signalé dans la zone de saisie par un fond de couleur rouge clair :
 
 
Au moment du traitement, si l'icône Valider figure en face d'un champ, vous avez la possibilité de cliquer dessus pour valider la valeur saisie ou de valider une autre valeur en la sélectionnant dans une liste.
 
ACValidateIcon
 
Certains champs et groupes de champs sont répétables, ce qui s'impose pour être à même d'enregistrer chaque auteur ou chaque nom d'objet s'il y en a plusieurs. Quand le curseur se trouve dans un champ répétable, vous pouvez cliquer sur l'icône Occurrence > Ajouter au-dessus qui figure dans le menu du haut de l'aperçu de notice : on peut ainsi ajouter une nouvelle "occurrence" du champ ou du groupe de champ au-dessus de celui dans lequel se trouve le curseur, ou bien cliquer sur Occurrence > Ajouter au bas pour ajouter une nouvelle occurrence du champ ou du groupe de champ au-dessous. Il vous est aussi possible de placer le curseur dans un champ ou un groupe de champs et de cliquer sur l'icône Supprimer pour faire disparaître ces occurrences (le contenu de ces occurrences de champ ou de groupes de champ est lui-même supprimé). Enfin, il est possible de déplacer une occurrence de champ vers le bas ou vers le haut avec les options Déplacer le champ vers le bas et Déplacer le champ vers le haut faisant partie du même menu.
 
ACAddRemoveRowIcons
 
Seuls quelques champs de l'application permettent d'établir un lien vers un fichier situé sur le réseau local, comme par exemple le champ Référence de reproduction dans l'onglet Données de reproduction d'une notice de Documentation multimédia, qui donne la possibilité de faire un lien vers un fichier image. Il faut cliquer sur l'icône Parcourir qui se situe à l'extrémité droite de la zone du champ pour partir à la recherche du fichier que l'on veut lier, ou taper les premières lettres du nom du fichier, si on le connaît, ce qui fait apparaître dans une liste déroulante les fichiers du répertoire Images du système (ou une sélection de ceux qui commencent par les caractères qui viennent d'être tapés), parmi lesquels se trouve celui que vous cherchez.
 
ACFindFileIcon
 
Une fois sélectionné, le fichier est copié dans un répertoire spécifique, se voit attribuer un nom de fichier normalisé, ceci pour éviter l'écrasement accidentel d'un fichier précédent, lui aussi lié et portant le même nom. Les nouvelles applications mettront néanmoins en mémoire le nom de fichier original dans la notice, facilitant ainsi l'identification des fichiers ayant fait l'objet d'un lien.
Le lien ayant été établi avec le fichier image, il n'est pas encore possible de visualiser l'image à l'aide du Lecteur multimédia, mais cela devient le cas une fois que la notice a été enregistrée.
4.Pour effectuer l'enregistrement des données que vous venez de saisir dans la notice, cliquez sur l'icône Enregistrer figurant dans la barre d'outils contextuelle de cette notice.
 
ACSaveRecordIcon
 
Si vous faites partie de ces gens qui trouvent opportun qu'au moment d'enregistrer des modifications, un message vienne s'assurer que c'est vraiment ce que vous voulez faire, vous devriez apprécier le mode de fonctionnement de cette icône du Mode modification : quand vous cliquez sur cette icône alors que votre notice est en cours de traitement, Axiell Collections vous demande de confirmer si vous voulez enregistrer les changements apportés à la notice (Yes), quitter la notice sans enregistrer les changements apportés (No) ou bien continuer à travailler sur la notice (en gardant les changements apportés), mais sans l'enregistrer à l'instant (Cancel). Dans ce contexte, cliquer sur Noest un bon moyen pour vous de quitter une notice que vous venez de créer ou que vous étiez en train de modifier sans pour autant enregistrer les changements que vous avez pu lui apporter (ce qui est notamment judicieux quand vous avez décidé de ne pas conserver la notice, ou bien quand vous avez malencontreusement supprimé des données et que vous souhaitez revenir à la situation antérieure).
 
ACEditModeIcon