Les termes et noms dans les sources de données d'autorité comme le Thésaurus ou les Personnes et institutions peuvent recevoir un Statut indiquant notamment s'il s'agit d'un terme préféré, d'un terme obsolète ou d'un terme rejeté. Les termes et noms qui ont été ajoutés (autrement dit : forcés) à partir d'une source de données différente (à l'aide de la touche de fonction Créer terme, comme un catalogue d'objets, prend pour commencer le statut "candidat". Les termes candidats n'apparaîtront dans la boîte de dialogue Rechercher des données pour le champ que si la case à cocher Afficher les termes candidats a été cochée. De cette façon, vous pouvez exclure des termes et des noms qui ne se sont pas encore vu assigner de statut définitif. Dans la base de données d'autorité elle-même, vous pouvez changer le statut de chaque terme.

Ainsi, la gestion de statut actuelle des termes et des noms prend place dans la source de données d'autorité concernée, comme le Thésaurus ou les Personnes et institutions. En même temps que la définition du terme ou du nom, vous verrez aussi un champ Statut, qui spécifie le statut en cours du terme ou du nom. Les statuts d'un terme peuvent avoir l'une de ces six valeurs : indéfini, terme préféré approuvé, terme non préféré approuvé, candidat, obsolète ou rejeté. Indéfini signifie qu'aucun statut n'a encore été attribué, le statut terme préféré approuvé s'applique évidemment aux termes préférés approuvés, terme non préféré approuvé, aux termes non préférés qui ont été officiellement reconnus comme étant des termes non préférés, candidat, aux termes qui ont encore à être vérifiés ou à être approuvés par quelqu'un, obsolète, aux termes obsolètes qui peuvent probablement être encore utilisés, et rejeté aux termes rejetés. L'avantage qu'il y a à attribuer un statut rejeté au lieu de supprimer complètement le terme rejeté consiste en ce que l'information concernant le rejet du terme est enregistrée : personne ne pourra plus tenter de taper un terme ayant précédemment fait l'objet d'un rejet pour en faire un terme préféré, tout simplement parce qu'il est encore présent dans la base de données en tant que terme rejeté.