Une base de données d'autorité Axiell Collections contient les notices de termes ou de noms préférés en compagnie de leurs termes ou noms associés. (Parallèlement, chaque terme ou nom associé fait l'objet d'une notice dans la base de données.) Les sources de données Thésaurus et Personnes et institutions sont des exemples de bases de données d'autorité. D'autres sources de données, comme les catalogues et les collections, contiennent plusieurs champs qui sont liés à une base de données d'autorité. Etre lié signifie dans ce contexte que le terme ou nom qui figure dans le champ soit fait déjà partie de la base de données d'autorité en tant que terme préféré ou nom préféré, soit, s'il ne l'était pas déjà, est ajouté pour la circonstance dans la base de données d'autorité en tant que terme préféré ou nom préféré. De ce fait, au moment où l'on saisit des données dans le champ lié, une liste des termes préférés ou des noms préférés est proposée, dans laquelle il est possible de puiser, et aussi, si l'on est à la recherche d'un terme/nom qui ne fait pas partie de cette liste, il est possible d'ajouter directement le terme/nom directement (à condition de disposer des droits d'accès nécessaires, bien entendu). Si vous remplissez le champ lié sans utiliser la liste déroulante ou la boîte de dialogue Rechercher des données pour le champ (qui peut s'ouvrir en cliquant sur l'icône Valider du champ), Axiell Collections en validera automatiquement le contenu quand vous quitterez le champ : si le terme ou le nom n'existe pas encore, vous pourrez choisir entre remplir avec un terme ou nom qui existe déjà ou bien ajouter ce qui sera considéré comme un nouveau terme ou un nouveau nom. Le fait de passer par une validation de ce type présente l'avantage d'empêcher que des termes ou des noms identiques soient enregistrés sous deux orthographes différentes ou bien d'utiliser des termes non préférés, si bien qu'au moment de faire la recherche de termes ou de noms, vous n'ayez pas à vous poser la question de savoir s'il pourrait exister d'autres notices qui comportent ces termes ou noms sous une autre orthographe [si vous faisiez la recherche sur ces termes ou noms].

Relations entre termes

Des relations peuvent être établies entre les différents termes d'une base de données d'autorité, pour définir leur interrelation hiérarchique et leurs relations en termes de préférence. Les relations permettent à Axiell Collections de faire porter la recherche sur un terme préféré dans les cas où vous auriez tapé un terme non préféré ou un synonyme, et vous offrent la possibilité de faire porter la recherche non seulement sur le terme lui-même, mais également sur d'éventuels termes spécifiques. Voici les différents types de relation qui peuvent exister entre les termes d'une base de données d'autorité :

Le Thésaurus contient en principe des exemples de chacun des quatre types de relation. Dans la source de données d'autorité Personnes et institutions en revanche, il n'est pas possible de créer des relations hiérarchiques entre les notices : cette source de données est utilisée prioritairement pour la mise en mémoire de synonymes et d'orthographes à privilégier pour les noms.