Les exemples employés ci-dessous sont pour la plupart en rapport avec les notices de Thésaurus, à l'exception des champs pour Pseudonyme qui concernent les notices des Autorités personnes physiques et morales, mais ils auraient pu tout aussi bien être pris dans d'autres bases de données d'autorité : du moment que les relations existent, elles s'appliquent de la même façon.

Pour chacun des champs reliés entre eux, l'objectif de la relation est décrit, de même que les relations réapparaissent dans d'autres notices. Quand cela a semblé pertinent de le faire, des exemples ont été donnés. Pour ces exemples, vous ne verrez que les noms de champ et le contenu de ces champs. Quand plusieurs notices [sont données en exemple], elles sont séparées par deux astérisques (**).

Terme/Nom

C'est le mot-clé-descripteur lui-même, c'est un champ indexé et obligatoire. Il n'est pas nécessaire que les termes et les noms soient uniques, aussi le nom identique pour une personne différente peut être enregistré dans une notice à part.

Type de terme/Type de nom/Domaine

Les domaines sont une composante structurelle des bases de données Thésaurus et Personnes et institutions. Cela sera discuté plus longuement dans la prochaine rubrique.

Utiliser

Utiliser fait référence à un ou plusieurs termes préférés. (Utilisez une nouvelle occurrence pour chaque terme préféré.) S'il y a des données dans Utiliser, aucun autre champ ne doit contenir de données, parce qu'en ce cas la notice dans laquelle on se trouve définit un terme non préféré dans le champ Terme. La notice à laquelle le terme fait référence dans Utiliser ne peut pas comprendre elle-même une relation Utiliser.

Quand vous établissez une relation, et qu'Axiell Collections enregistre la notice, une notice en miroir/réciproque est automatiquement créée. Après tout, quand, dans cette notice, le Terme est un terme non préféré qui fait référence à un terme préféré dans Utiliser, alors une notice doit être créée pour ce terme préféré, dans lequel une référence au terme non préféré doit être incluse dans la zone de saisie Utilisé pour. Axiell Collections fait cela automatiquement.

Si vous enregistrez la notice suivante :

Terme                        bike

Utiliser                        bicycle

Axiell Collections va créer automatiquement la notice associée :

Terme                        bicycle

Utilisé pour                bike

Utilisé pour

Utilisé pour fait référence à un ou plusieurs termes non préférés. Vous ne pouvez pas taper Utiliser et Utilisé pour dans une seule et même notice.

Si vous enregistrez la notice suivante :

Terme                        cars

Utilisé pour                automobiles

Axiell Collections va créer automatiquement la notice associée :

Terme                        automobiles

Utiliser                        cars

Si vous ajoutez un nouveau terme préféré (Utiliser) à un Terme (non préféré), Axiell Collections remplacera automatiquement le terme (maintenant non préféré) par le nouveau terme préféré dans toutes les notices précédemment saisies dans les bases de données du catalogue, si bien que ces notices se retrouveront automatiquement liées à la notice du nouveau terme préféré.

Terme générique/Terme spécifique

Le champ Terme générique fait référence à des concepts d'un niveau plus global tandis que le champ Terme spécifique fait référence à des concepts plus spécifiques. Vous pouvez avoir plusieurs termes génériques et/ou plusieurs termes spécifiques.

Si vous enregistrez la notice suivante :

Terme                        road vehicles

Terme générique        vehicles

Terme spécifique        motor vehicles

Axiell Collections va créer automatiquement les notices associées :

Terme                        vehicles

Terme spécifique        road vehicles

**

Terme                        motor vehicles

Terme générique        road vehicles

Terme associé

Dans le champ Terme associé, vous pouvez taper des termes qui sont associés au terme principal que vous aviez saisi. Les termes associés fonctionnent comme des références "voir aussi".

Si vous enregistrez la notice suivante :

Terme                        motor vehicles

Terme associé        road vehicle engineering

                 road vehicle components

Axiell Collections va créer automatiquement les notices associées :

Terme                        road vehicle engineering

Terme associé        motor vehicles

**

Terme                        road vehicle components

Terme associé        motor vehicles

Terme équivalent

Les termes équivalents sont des termes différents qui ont exactement la même signification que le Terme principal. Tous les termes équivalents sont autorisés comme mots-clés dans le catalogue. Il n'existe pas de relations de hiérarchie ou de préférence entre termes équivalents

Pseudonyme de

Le champ Pseudonyme de contient le nom d'état civil, unique, de la personne ayant pour pseudonyme le nom qui figure dans le champ Nom de la notice dans laquelle on se trouve. Dans un tel cas, puisqu'on se trouve dans une notice dont le Nom mentionné n'est qu'un pseudonyme, il vaut mieux ne pas l'alimenter en détails biographiques : ceux-ci auront plus leur place dans la notice réciproque qui lui est rattachée, dans laquelle le champ Nom contient le nom d'état civil de la personne concernée. De fait, une fois la relation avec un nom d'état civil définie, Axiell Collections crée automatiquement, et enregistre, une deuxième notice, la notice miroir/réciproque. De même, quand, dans la notice, le Nom mentionne un pseudonyme qui se réfère à un nom d'état civil dans Pseudonyme de, une notice est créée pour le nom d'état civil, notice dans laquelle il sera fait référence au pseudonyme de la personne, dans une zone de saisie intitulée Pseudonyme. Axiell Collections accomplit automatiquement l'action complémentaire.

Si vous enregistrez la notice suivante :

Nom                        Kopland, Rutger

Pseudonyme de        Hoofdakker, Rutger Hendrik van den

Axiell Collections va créer automatiquement la notice liée :

Nom                        Hoofdakker, Rutger Hendrik van den

Pseudonyme                Kopland, Rutger

Une relation de pseudonymie se situe quelque part entre une relation de type terme préféré et non préférés et une relation de type équivalence, étant donné que, si la relation entre un nom d'état civil et un ou des pseudonymes se traduit par une hiérarchie entre les noms, elle ne donne toutefois pas lieu à des substitutions comme celles qui peuvent se produire entre terme préféré et termes non préférés.

Pseudonyme

Le champ Pseudonyme est répétable et peut éventuellement contenir plusieurs pseudonymes du nom d'état civil enregistré dans le champ Nom de la notice dans laquelle on se trouve.

Si vous enregistrez la notice suivante :

Nom                        Hoofdakker, Rutger Hendrik van den

Pseudonyme                Kopland, Rutger

Axiell Collections va créer automatiquement la notice liée :

Nom                        Kopland, Rutger

Pseudonyme de        Hoofdakker, Rutger Hendrik van den