ACImportDialog

La boîte de dialogue Import s'ouvre après qu'on ait cliqué sur l'icône Import dans la barre d'outils principale et qu'on ait sélectionné la source de données vers laquelle l'import doit se faire.

ACImportIcon

Cela vous permet d'importer les lignes d'un fichier cvs (dont les valeurs sont séparées par des virgules) vers une source de données de référence, chaque ligne donnant lieu à une nouvelle notice. (La mise à jour des notices n'est pas possible quand on utilise cette méthode d'import).

Préparation de fichier csv

Un fichier csv est un fichier plein-texte d'extension .csv. Dans le fichier, la première ligne de la base de données cible doit consister en une liste d'intitulés de champ écrits en anglais, sensibles à la casse et séparés par des virgules ou des points-virgules, suivie de lignes qui déclinent colonne après colonne les valeurs qui viennent se ranger sous chacun de ces intitulés. Aussi faut-il que les valeurs de la deuxième ligne et de toutes les lignes suivantes soient séparées par le même caractère de séparation (virgule ou point-virgule) que celui utilisé pour la première ligne. Chaque ligne donnera lieu à une notice (à l'exception de la premire ligne).
Toute feuille de calcul Excel peut être enregistrée au format csv. Une fois cette conversion faite, il est facile de constater quel caractère de séparation a été utilisé par Excel, en ouvrant le fichier csv à l'aide d'un éditeur de texte.

Pour connaître un intitulé de champ correspondant à la langue de l'interface, il suffit de survoler les champs concernés avec le curseur en mode Modification ou en mode Affichage, une info-bulle indiquant alors l'intitulé de champ et l'étiquette qui le précède. Dans l'exemple ci-dessous, object_number est l'intitulé de champ en anglais dans le dictionnaire des données et IN, l'étiquette du champ.

ACFindFieldNameAndTag

Ainsi, si le fichier csv contient les données d'items d'archives que vous voulez importer dans la source de données Archives (catalogue) appartenant à la base de données collect.inf (regroupant les objets et les items d'archives), et si les valeurs rangées dans la première colonne sont les codes de référence, vous devez faire en sorte que le champ object_number soit le premier champ de la première ligne du ficher, etc. Notez que dans la fenêtre d'import de fichier, il vous est encore possible de choisir les champs de fichier à importer, vous pouvez donc mettre de côté les colonnes de champs ou de valeurs dont vous ne voulez pas. Voici un exemple de fichier csv valide avec cinq champs cibles et contenant onze notices :

 

object_number;title;description_level;production.date.start;creator

AK/OW/0201;Annual reports energy management;FILE;2001;St Johan District Board of Works

AK/OW/0202;Annual reports energy management;FILE;2002;St Johan District Board of Works

AK/OW/0203;Annual reports energy management;FILE;2003;St Johan District Board of Works

AK/OW/0204;Annual reports energy management;FILE;2004;St Johan District Board of Works

AK/OW/0205;Annual reports energy management;FILE;2005;St Johan District Board of Works

AK/OW/0206;Annual reports energy management;FILE;2006;St Johan District Board of Works

AK/OW/0207;Annual reports energy management;FILE;2007;St Johan District Board of Works

AK/OW/0208;Annual reports energy management;FILE;2008;St Johan District Board of Works

AK/OW/0209;Annual reports energy management;FILE;2009;St Johan District Board of Works

AK/OW/0210;Annual reports energy management;FILE;2010;St Johan District Board of Works

AK/OW/0211;Annual reports energy management;FILE;2011;St Johan District Board of Works

 

Notez que l'import des nouvelles valeurs présentes dans des champs liés (comme celles du champ creator) sera forcé dans la base de données liée : une nouvelle notice liée sera automatiquement créée pour ces valeurs et le domaine approprié sera pris en compte. Si la valeur existe déjà dans la base de données liée mais n'a pas encore de domaine approprié, le domaine sera ajouté à la notice.
Les valeurs importées dans des menus déroulants (listes énumératives), comme le menu déroulant correspondant au Niveau pour ce qui concerne des notices d'archives, doivent être égales à l'une des valeurs qui sont appellées valeurs neutres (elles sont indépendantes de la langue de l'interface) qui ont été spécifiées pour ce champ dans le dictionnaire des données : la liste de ces valeurs neutres est consultable sur Axiell Designer.

Import de fichier csv

1.Si vous disposez d'un fichier csv répondant aux exigences ci-dessus, vous pouvez lancer un import en cliquant sur l'option Import dans la barre d'outils principale d'Axiell Collections. Peu importe la source de données dans laquelle vous vous trouvez, puisque la boîte de dialogue Sélectionnez le fichier s'ouvrira, vous permettant de décider quelle sera la source de données cible de votre import.
2.La boîte de dialogue Import s'ouvre alors. Le format csv est le seul Format utilisable pour l'instant. A l'avenir, d'autres formats devraient le rejoindre.
3.Cliquez sur la touche ... qui suit le champ File pour parcourir les fichiers de votre ordinateur ou en ligne afin de sélectionner le fichier csv qui doit servir à l'import.
4.La fenêtre propose sur la gauche une liste dans laquelle vous allez pouvoir sélectionner les champs cibles que vous souhaitez importer et que vous pouvez Ajouter à une liste qui se constitue au fur et à mesure sur la droite (étant entendu que cette liste de champs ne saurait être vide) : à l'aide d'un double-clic sur les champs concernés, la sélection est rapide. L'ordre des champs n'est pas pris en compte et rien ne vous oblige à sélectionner tous les champs faisant partie du fichier csv. Si votre interface est dans une langue autre que l'anglais, vous pourrez constater que les intitulés de champ s'affichent dans la langue qui leur correspond. Cela n'entraîne pas de problème : durant l'import, Axiell Collections saura reconnaître les intitulés de champ en anglais figurant dans le fichier csv.
5.S'il s'agit du premier import, cliquez sur la touche Paramétrages pour sélectionner le caractère de séparation utilisé par le fichier csv : la virgule ou le point-virgule. Ce paramétrage sera mis en mémoire pour les imports à venir.
6.Faites glisser vers la droite le curseur Test run et cliquez sur OK pour simuler l'import. Cette simulation porte sur l'ensemble du processus et recense les problèmes à résoudre pour le bon déroulement de l'import. Par exemple :
 
ACImportSummary
 
Le mieux est bien sûr de résoudre tous ces problèmes avant de passer à l'import effectif. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre ou bien cliquez sur le bouton de téléchargement pour disposer d'un panorama sous forme de fichier d'extension .csv (que vous pouvez dès lors ouvrir avec Excel ou à l'aide d'un éditeur de texte).
7.Pour finir, faites glisser vers la gauche le curseur Test run, puis cliquez sur OK pour lancer l'import pour de bon. A la fin de l'opération, les notices de l'import figurent dans la Liste des résultats, ce qui permet de vérifier que le résultat est bien celui escompté.