2020-09-24: release new 1.9.5 build 2192

Today we release which fixes a bug in causing dataset ranges in multi-tenancy applications not being honored in the Find data for the field window. Even though the issue seemed specific to multi-tenancy implementations, we recommend updating to build 2192 if you installed build 2147 earlier.

2020-09-21: release Axiell Collections 1.9.5

Today we release the fifth update of Axiell Collections 1.9 (build, offering the bug fixes described below. For some new functionality to become available you may need to clear the cache of your browser after Collections has been updated on the server. The quickest way do do this is often to use the Ctrl+F5 key combination (in Windows) or Command+R (on Apple machines) on the Collections login page.

Bug report no.

Short problem description


Name-based geography fields were no longer showing in the Map view.


When creating child records using the bulk create button on the hierarchy browser, inherited data from the parent was not overwritten with explicitly provided new data.


An standard search with hierarchical operator resulted in a Column name or number of supplied values does not match table definition error.


A Language is required error occurred when trying to save a Loans record in 4.5 model applications.


Updating a date on the part_of_reference.date.start (ef) field on a Series record, would also update the date value in the other Series records that linked to the same parent Activity record, if the parent/child hierarchy relationships link to the same metadata record.


Advanced searches with the random operator would generate an error.


A search-and-replace in a multilingual field added a non-existent language attribute without value to the field.


The default sort order on the Workflow Activity Details no longer worked.


Performing an advanced search during a derive action returned a bad request error.


The refresh buttons in the Record details view table grids had disappeared.


The Geographical map widget showed plotted polygons in non-transparent black for all but the first record.


Adding a new source record to an article added the new record automatically to the Resources dataset.


Pressing Enter after filling in your login details in the login dialog of an application in which password resetting was enabled, opened the Forgot your password screen.


Manual sorting did not work after you re-ran a saved search.


The search results, when trying to link one or more marked records to a record in another database, were shown in a list box only one row high, with a very small scroll option.


Pressing Ctrl+Enter in a repeated field (to create a new occurrence) also deleted the previously entered term in the current occurrence of that field.


The Change password option in the Account drop-down in the main menu on the left had gone missing.


There were missing or wrong French translations regarding the related records functionality and the warning about mandatory fields not having been filled in.


Performing an advanced search on a non-indexed field always returned No records found.


The Occurrence menu in the bulk create window was corrupted.


The search results of a derive were shown in a list box only one row high, with a very small scroll option.


Standard search form hierarchical operators were missing for a field linked to the geothesaurus.


After clicking the Keep marked records icon in the Result set, it would display No results.


For multilingual inheritable fields, only the values in the first language were inherited, and without a language attribute (which could cause data corruption).


Deleting a value in a data language other than the invariant language would reset the invariant language to null.


Cutting a record from Desiderata didn't work.


A manually filled-in write-back field (that was also a merged-in field) was emptied before storage, even if a before-storage adapl filled the associated linked field with a new value in order to force a new linked record with that write-back field.


Trying to derive records from an external source resulted in a Bad request error.


A number of dialogs had an OK and Cancel button with the same functionality. One of the buttons was redundant.


When editing records in the Result set view, clicking on a field that has an associated zoom screen would always open the zoom screen instead of allowing you to edit the record in the Result set.


Enumerative fields did not show a particular value in the drop-down list or in the field, if that value had no English translation and no translation in the current UI language (if that language was different from English).
The fix means that in this case the so-called neutral value of the drop-down item will be shown.


No message You are already using this record, do you want to continue editing? when you tried to edit a record that you had locked yourself.


Hierarchical search operators didn't work on the new hierarchical link structure.


After derival of a record, an empty record was shown.


Upon deriving of a record, all non-exchangeable fields were copied along, regardless of whether the derival means a copy or a move.
The fix means that if derival implies the copying of a record, non-exchangeable fields won't be copied, while if derival implies the moving of a record, non-exchangeable fields will be retained in the moved record.


Inconsistent behaviour in (still) highlighted, filled mandatory fields.


A mandatory field in a task screen was not marked in light red after clearing its default value.


Mandatory fields in a task screen could be left empty.


Merged-in invariant language values were not displayed (or printed).


After adding a new field to the displayed fields (columns) displayed in the Result set, the new column did appear but the field values were not displayed.


Field info was not available for date fields and numeric fields.


It was impossible to add date fields or numeric fields to the clipboard.

2020-09-21: Create term and Create and edit term buttons renamed

The underlying functionality has not changed but the Term creation section with the Create term and Create and edit term buttons in the right bottom corner of the Find data for the field window have been renamed to the Link creation section with the Accept link and Create and edit link buttons, to more clearly reflect their function, as it's not always terms you are accepting or creating:

with the Accept link button you just accept a term, name, location, exhibition or some other identifier of a new linked record for now while it will only really be saved as a new linked record once you save the main record you are currently working in
with the Create and edit link button you create, edit and save a new linked record now, even before saving the main record you are working in.


2020-08-19: release Axiell Collections 1.9.4

Today we release the fourth update of Axiell Collections 1.9 (build, offering the bug fixes described below. For some new functionality to become available you may need to clear the cache of your browser after Collections has been updated on the server. The quickest way do do this is often to use the Ctrl+F5 key combination (in Windows) or Command+R (on Apple machines) on the Collections login page.

A note about running Collections 1.9.3 and higher in Microsoft Edge

New Collections functionality introduced with version 1.9.3, namely the ability to run multiple instances of the same application in a single browser (using the new ?tabId parameter in the URL to Collections) causes older, non-Chromium versions of the Microsoft Edge browser to keep refreshing the page. If you are using this browser, the issue is easily corrected though, by upgrading to the new, Chromium version of the Edge browser (released Februari 2020).  Although Microsoft is gradually rolling out the update of its browser to all users automatically, like it does with Windows, you may still have to upgrade Edge manually now to get past this issue. See the following web page to learn how to find out which version of Edge you are using and how to update to the new version if necessary. Note that the Chromium version of Edge can also be recognized by its new icon in the Windows task bar:
The mentioned issue does not appear in other browsers.

Bug fixes in 1.9.4

Bug report no.

Short problem description


The Search settings dialog showed an incorrect French translation when the UI language was French.


For the add/remove current record to saved search functions, French translations were missing.


For any occurrence groups that are configured to be a table grid, you could no longer add new occurrences. The options to add rows above and below were available, but they wouldn't generate a new row regardless of which option you chose. Also, the refresh button that is normally at the bottom of the grid, was missing.


An object reference exception appeared for unknown fields in an internal link setup when saving a record.


A <<DUMMY+FN>> reference in a Word template printed the image file name instead of the image itself.


The Write set dialog showed an incorrect French translation when the UI language was French.


When adding a new linked Persons and institutions record from the Books dataset, the field input.source in people.inf was filled with people>people instead of document>book.


Several column sorting options in the Result set did not have a French translation.


The Create button in the search/create dialog opened via Links did not have a French translation.


An adapl running with a Word template did not have the processed record to its disposal in memory.


When exporting data with multiple occurrences to CSV in Hebrew, the data in the resulting CSV was mangled: a lot of data was put into the next row.


When creating a new record, removing the configured default value for a field manually produced an error on saving the record.
The fix means that an error no longer occurs after you've deleted the default value in a new record, but on saving the record this value will reappear. You can only remove a default value from an existing record by editing the record again and deleting the value again.


Pasting a copied value in a multilingual field created an additional empty occurrence value with an empty language attribute.

2020-08-07: release Axiell Collections 1.9.3

Today we release the third update of Axiell Collections 1.9 (build, offering the bug fixes and new functionality described below.

Bug report no.

Short problem description


When you searched an Archives catalogue for any record and opened the Hierarchy browser view, then an Invalid column name 'priref' error was generated because of an invalid SQL query.


Running the advanced search like description.type = * and not description.type = includes or task -> job.number = 89006 (a combination of indirection and and not) would throw a SQL error.


A search that retrieved certain specific records in the Collections cloud, could cause Collections to stop responding. And if the page was refreshed, the session was logged out.


Searching with the related operator did not find any records.


The fixed query expand(TI = %worddata%) and Df = ITEM (searching on an inherited title in combination with specifying a particular record level) generated an invalid object error.


An access point for input date in the Standard search did not work.


In settings.xml, <Setting Key="DomainUsersOnly" Value="false" /> did not work anymore if application authentication was set to None.


A %field%-based variable domain was preventing the Find data for the field window from displaying terms when opened from the Simple search.
By default, when there is a variable domain defined for a linked field in order to filter it based on a value in another field in a record (e.g. %dataset%_FORM), and the user wants to pick a term for that field while in Simple search, the Find data for the field list comes back empty while the auto-complete list (the drop-down list for the field) does come back with terms, but with all terms for the field, not terms filtered by the domain.
The solution requires an adjustment of the relevant access point(s) - the fields you can search in the Simple search have been set up as so-called access points (aka methods). You can now associate an access point with a specific domain, by setting the fixed domain in the Domain name property on the Method properties tab of the desired access point. So then the access point will only search terms within that fixed domain. If you need to be able to search the relevant field within different domains, then you'll have to create a separate access point for each of them.


When creating a new record from the Record details view while a record is selected in the results view, the information in the table grids from the previously displayed record was copied to the new record if the tabs containing the table grids remained open.


If during a search-and-replace in a linked field a non-unique name was to be inserted, then by default the first indexed record for this name was used, instead of prompting the user for the correct linked record to use.


When you opened a view in its own window, then the new window was constrained to the browser window it originated from. It could not be dragged outside the main browser window.


In a resized Edit Map Location window, the mouse pointer and the blue drawing dot no longer coincided.


When using the geocoding Search functionality in the map menu of the Geopgrahical map view, the latitude and longitude metadata shown in a pop-up on the map was partially displayed outside the map.

2020-08-07: running multiple instances of the same application in a single browser

Collections 1.9.3 allows running multiple instances of the same application in a single browser. This allows you to work on different things in Collections at the same time. So you can open the same application in multiple tabs or in multiple windows of the same browser and you only need to log in or out once. So logging out of Collections will mean that the other tabs on which you had opened Collections will revert to the login screen as well: all instances of Collections in this browser will be logged out (also if the browser itself has been opened in multiple windows). You may close instances of Collections without logging out of the other instances.
For Collections to keep track of opened instances of Collections and clean up other instances when logging out, a new parameter is visible in the URL: tabId (e.g. http://localhost/Collections/?tabId=226179-27).
If you do not see this tabId parameter in the URL after you have updated Collections on the server and logged in, your browser is likely caching old code, so you'll have to clear the cache. The quickest way do do this is often Ctrl+F5 (in Windows) or Command+R (on Apple machines).

2020-08-07: a note about the Bulk create one or more records functionality

If you find that after the installation of 1.9.3, the Start and Number of records to create settings are no longer present at the top the Bulk create records screen, then a Bulk insert method still has to be added to the relevant data source in the current application definition via Axiell Designer. Only when this method is present, are users now allowed to use this functionality to add more than one new record at a time (requiring these settings).


2020-07-20 : notes de version Axiell Collections 1.9.2

Voici la deuxième mise à jour de la version 1.9 d'Axiell Collections (build 1.9.2)1530), comprenant la résolution des bugs ci-dessous, ainsi que les nouvelles fonctionnalités décrites plus loin. (Les versions 1.9 et 1.9.1 ne sont plus valides.)

Rapport de bug no.

Brève description du problème


Certaines tâches adapls ne fonctionnaient pas correctement (seulement dans la version 1.9.1).


Connexion impossible : erreur LDAP (seulement dans la version 1.9.1).


Message d'erreur "startIndex cannot be larger than length of string" quand l'URL d'une image devait s'afficher dans le Lecteur Média.


Les listes déroulantes pour les champs interrogés dans la Recherche Standard ne proposaient pas toujours des valeurs.


La dérivation de notices à partir de sources externes ne fonctionnait plus.


Après l'ouverture de la fenêtre "related records", cliquer sur Nouveau, Recherche ou d'autres options du menu principal produisaient une erreur.


Quand un message d'erreur apparaissait à l'écran pendant une modification de la Liste résultat, il restait affiché au lieu de disparaître après quelques secondes.


En Recherche avancée, un certain type de recherche combinée incorrecte empêchait le tri des résultats.


Il n'était pas possible de lier les notices correspondant à une recherche sauvegardée à un champ lié si leurs numéros de notice devaient s'afficher sous forme de tableau pour le groupe de champs lié.


Après utilisation du raccourci clavier Ctrl+S pour enregistrer une notice de conservation, toute utilisation ultérieure du raccourci s'avérait non opérationnelle. La seule solution était alors de se reconnecter à Axiell Collections.


Après la saisie d'une valeur partielle dans un champ lié, et après l'ouverture de la fenêtre Recherche de données pour le champ en cliquant sur l'icône à l'extrémité du champ, cette fenêtre ne pouvait plus se fermer en cliquant sur le bouton Annuler.


Dans quelques cas, le tri des notices occasionnait un changement dans le nombre de notices triées.


Il n'y avait pas d'augmentation possible d'une liste résultat triée quand celle-ci provenait d'une Recherche avancée.


La déconnexion pouvait demander un délai de dix secondes.


L'historique des notices pour un champ multilingue ne se mettait à jour que pour la dernière langue traitée dans la boîte de dialogue Edit multilingual texts.


L'historique des notices pour un champ multilingue affichait une valeur supplémentaire correspondant à une seconde langue comme si cette valeur était venue remplacer la valeur dans la langue originale.


Un message d'erreur Object reference not set to an instance of an object faisait apparition au moment de la saisie d'un nouveau lien dans le Thésaurus.


l'export vers Excel de notices sans valeur de langue en tant que langue des données retournait un message d'erreur Object reference not set to an instance of an object.


Un rôle dans l'Active Directory ayant les droits d'accès en écriture dans l'application et le plein accès à une tâche, ne pouvait pas pour autant visualiser la tâche sur l'interface utilisateur.


le lancement d'une recherche hiérarchique générait un message d'erreur Invalid object name 'CTE_3'.


Après avoir fait une recherche spécifique, quelques notices d'une liste résultat non triée pouvaient faire doublon, et comportaient les mêmes numéros de notice (prirefs).


Il n'était pas possible de supprimer certains liens des notices d'objet.


L'adapl associé à une impression brute n'était plus exécuté.


La création de nouvelles notices dans une base de données retournait le message d'erreur Unexpected character encountered while parsing value: B. Path '', line 0, position 0.


Il était possible de créer une nouvelle notice dans une source de données sans passer par la fonction Nouvel enregistrement.


Un adapl d'après champ compilé en mode "debuggage" retournait le message d'erreur Collection was modified; enumeration operation may not execute.


La case à cocher Invariant dans les propriétés du champ pouvait être cochée ou décochée alors qu'elle n'était pas censée être modifiable. La modification apportée à la case à cocher n'était jamais enregistrée. Dorénavant, la case à cocher ne peut plus être modifiée une fois enregistrée.


Au moment d'importer des valeurs numériques avec la virgule comme séparateur décimal dans une base de données qui utilise le point comme séparateur décimal dans les champs, la virgule était supprimée de la valeur importée sans être remplacée par un point.
La résolution ne consiste pas en ce que les séparateurs du fichier d'import soient automatiquement convertis en séparateur décimal dans la base de données globalement : il faut au préalable paramétrer l'opération à l'aide de la nouvelle option Decimal separator de la boîte de dialogue CSV settings (qui peut s'ouvrir à partir de la fenêtre Import en cliquant sur la touche de fonction Paramètres).
Se reporter au paragraphe suivant pour en savoir plus sur ces nouveaux paramétrages.


Au moment de faire une impression dans un certain format de sortie, il pouvait se produire une erreur de type "Session expired due to inactivity" sans qu'aucune impression ne soit lancée.


Il n'était pas possible d'ouvrir un onglet d'écran si un champ non répétable (par erreur) avait néanmoins plusieurs occurrences.


Après avoir modifié un champ hérité et enregistré la notice, le Navigateur hiérarchique n'était pas automatiquement rafraîchi pour afficher la nouvelle valeur.


L'authentification LDAP/AD à la connexion prenait trop de temps quand un utilisateur était membre de plusieurs groupes.


Axiell Collections ouvrait toujours le premier répertoire de l'application lorsqu'il se trouvait en présence d'une liste de plusieurs répertoires disponibles.


La touche de fonction OK dans la fenêtre Création en lot restait inactif sans raison.


Le menu de la fenêtre Changement de localisation sur la carte comportait une option Recherche même quand il n'y avait pas d'API de géocodage présente dans le fichier settings.xml.


Si une liste énumérative était copiée dynamiquement à partir d'une notice liée, les valeurs de la liste n'étaient pas reprises dans la liste copiée.

Nouveaux paramétrages du Séparateur décimal et du Format de date pour l'import et l'export, ou comment réussir l'import (et l'export) des dates et des données numériques

L'import de données à partir d'un fichier dans votre base de données ne doit pas être prise à la légère : tout comme un import qui se passe correctement est un moyen rapide et efficace de récupérer un grand nombre de données externes dans votre base de données, un import qui se passe mal peut être un moyen rapide d'introduire dans votre base de données des données erronées ou corrompues. Regardons de plus près deux types de données en particulier : les champs numériques et les champs date.

- Les principes qui régissent champs date et champs numériques

Les champs numériques ont pour séparateur numérique soit une virgule soit un point. Le paramétrage s'applique une fois pour toutes à l'ensemble des bases de données. Ce qui ne dépend pas de ce paramétrage, c'est comment les valeurs numériques s'affichent sur l'interface d'Axiell Collections : cela dépend de la langue en cours d'usage dans l'interface d'Axiell Collections, même si les valeurs numériques peuvent être enregistrées en utilisant le point comme séparateur décimal (c'est le paramétrage le plus courant), elles peuvent être séparées par une virgule. Toutefois, en cas d'import, c'est le paramétrage basé sur la base de données qui prime.
Le format date (ou type de données) dans lequel sont enregistrées les dates, est quant à lui paramétré dans le dictionnaire des données de façon particulière pour chaque champ, si bien que le format d'affichage peut différer du type de données. Le plus souvent, tous les champs de format date de votre base de données ont pour format un seul et même type de données, et si un format d'affichage s'applique à ces champs, il vaut mieux que cela soit celui qui s'applique à tous les autres, autrement cela pourrait entraîner des confusions dans la lecture des dates. Il est donc judicieux, avant de concrétiser un import, de vérifier quel est le format date employé par les champs date qui vont être importés : vous pouvez le faire en faisant un clic-droit dans un champ date dans Axiell Collections, puis en sélectionnant Propriétés parmi les options. La propriété Field type indique le type de données qui s'applique pour le champ :

European date

Contient des dates seulement sous la forme 31/01/2002.

Date (general) : ce champ accepte les dates sous cinq formats différents. Sont possibls les notations suivantes :

(EUR) dd/mm/yy

(sous la forme 31/12/94)

(EUR) dd/mm/yyyy

(sous la forme 31/12/1994)

(ISO) yy-mm-dd

(sous la forme 94-12-31)

(ISO) yyyy-mm-dd

(sous la forme 1994-12-31)

(Julian) yyyy-ddd

(sous la forme 1994-365)

Le type de données de format européen dd-mm-yyyy est utilisable, mais il devient obsolète.

DataISO, autrement dit ISO date

Contient des dates sous la forme 2020-01-31, ou bien des dates partielles, comme 2020-12 ou 2020.

DateUSA, autrement dit American date (mm/dd/yyyy)

Contient des dates seulement sous la forme 01/31/2020.

- Prendre en compte les champs numériques et les champs date dans le fichier d'import et paramétrer l'import en conséquence

Les séparateurs décimaux présents dans le fichier d'import ne seront pas convertis automatiquement en séparateurs décimaux selon les paramétrages définis globalement pour la base de données : c'est à vous qu'il revient de faire les paramétrages à l'aide de l'option Decimal separator dans la boîte de dialogue CSV settings (qui s'ouvre à partir de la fenêtre Import en cliquant sur Settings). En paramétrant le Decimal separator vous demandez à la procédure d'import de mettre un séparateur décimal à toutes les valeurs numériques importées, et si c'est un autre séparateur décimal qui est paramétré pour la base de données cible, ces séparateurs seront automatiquement convertis à celui qui convient. Il est donc important que toutes les valeurs numériques du fichier d'import utilisent le même séparateur décimal et que celui-ci soit mentionné dans les paramétrages CSV.


S'il n'y a pas adéquation entre le séparateur décimal d'une valeur importée et le paramétrage CSV, le séparateur en question ne sera pas conservé, l'import d'une valeur au moins dix fois n'étant pas possible ! Axiell Collections ne générera pas de message d'erreur parce qu'il n'y a pas de façon imparable de déterminer s'il s'agit d'une virgule ou un point qui est utilisé comme séparateur décimal ou comme séparateur des centaines (l'utilisation de séparateur de centaines est permise, mais non obligatoire, pour l'import de valeurs numériques).
Notez par ailleurs que dans le fichier .csv, toute valeur numérique utilisant la virgule doit être entourée de guillemets si le Field separator est lui aussi une virgule.


L'option Format date fonctionne de façon semblable : utilisez-la pour spécifier dans quel format les dates du fichier d'import sont formatées. Cela provoquera une conversion de format dans le champ cible de la base de données. Cette option est moins triste que l'option Decimal separator du fait qu'elle importe aussi les dates correctement si elles sont déjà formatées dans le format cible tandis que l'option Format date est paramétrée dans un autre format. Par exemple, si le format cible des champs de la base de donnés est ISO date (sous la forme 2020-07-13) et si votre fichier d'import contient des dates dont le format date est soit ISO date soit European date format (soit 13/7/2020, soit 13/07/2020), une option de paramétrage pour Date format à dd/mm/yyyy fera un import correct. Un format date divergent dans le fichier d'import donnera lieu à un message d'erreur, les notices concernées n'étant pas importées.
Si vous ne paramétrez pas un spécifiqueDate format pour l'import, Axiell Collections s'attend à ce que chaque date importée soit formatée comme son champ cible, autrement la date ne sera pas importée correctement.
Notez par ailleurs que les années importées doivent toujours comporter quatre caractères !

- L'export des valeurs numériques et des dates

Les paramétrages Decimal separator et Date format ont aussi été ajoutés à la boîte de dialogue CSV Settings concernant les exports. Dans ce contexte, ils ont un effet inverse : ils déterminent quel séparateur décimal et quel format date doivent être exportés pour les champs date et les champs numériques. (Les notices elles-mêmes restant inchangées.)