Quand vous commencez à modifier une notice, Axiell Collections lui applique ce que l'on appelle un verrouillage de notice, ainsi qu'aux notices secondaires liées à partir de certains champs si ces champs liés ont ce qu'on appelle des champs repris (des champs dont les valeurs peuvent être repris par une notice liée). Cela permet d'éviter que des collègues modifient ces notices en même temps que vous : tant qu'il y a un verrou sur une notice, les autres peuvent voir cette notice, mais pas la modifier. Si un autre utilisateur essaye encore de modifier une notice verrouillée, Axiell Collections le lui en interdira l'accès. Axiell Collections ne release une notice que quand l'utilisateur modifiant la notice quitte le mode Edition en enregistrant la notice ou en fermant la notice non enregistrée.

Dans une opération normale, Axiell Collections efface le verrouillage de notice en question dès que vous cessez de modifier la notice, mais si durant la modification d'une notice, vous fermez le navigateur, ou bien s'il se produit une malfonction dans votre système (par exemple à cause d'un crash ou d'un bug survenu dans votre logiciel), il est possible que le verrouillage ne s'enlève pas, ce qui place les autres utilisateurs dans l'impossibilité de modifier la notice (celle-ci étant désormais bloquée).

Si vous pouvez ouvrir une notice en mode Affichage, mais ne pouvez pas la modifier ou la supprimer tandis que personne d'autre n'est en train de modifier la notice, et que vous avez les droits d'écriture ou les pleins droits pour cette notice, c'est probablement parce que la notice est (encore) verrouillée par un autre utilisateur. Vous pouvez recevoir un message faisant état que la notice est en cours d'utilisation ou qu'aucun verrouillage ne peut s'appliquer. Si le verrouillage de la notice est incorrect et que l'autre utilisateur n'est pas habilité à procéder lui-même au déverrouillage, il est nécessaire de déverrouiller la notice grâce à l'outil Gestion de verrouillage pour que quiconque puisse à nouveau modifier ou supprimer la notice.