Pour générer une liste reprenant dans un tableau le contenu de plusieurs notices (celles qui sont cochées dans la liste de résultats), indiquez les références de champ à l'intérieur d'un tableau dans le modèle, en les plaçant les unes à côté des autres dans des cellules séparées. Deux paramètres doivent aussi être insérés, l'un dans la ligne au-dessus des références, et l'autre dans la ligne au-dessous pour signaler que vous souhaitez consulter la liste des notices exportées dans un tableau. Vous pouvez alors spécifier sur l'une des premières lignes du haut les en-têtes de colonne, par exemple :

Dans ce cas, le tableau permet d'imprimer toutes les occurrences de champ les uns au-dessous des autres dans des paragraphes à part, mais à l'intérieur d'une seule cellule. Il s'agit de l'impression de deux notices, dont la première comporte deux titres et trois auteurs.

Si c'est seulement la première occurrence d'un champ que vous voulez voir imprimer, comme le titre par exemple, vous pouvez vous contenter d'ajouter le numéro de l'occurrence concernée à la suite de l'étiquette de champ dans la référence, comme suit : <<ti[1]>>.

On peut, si l'on veut, taper plusieurs références de champ par cellule. La cellule peut en autre contenir un texte supplémentaire à côté de la référence de champ, mais il faut savoir que ce texte fixe se répétera pour chaque occurrence de champ imprimée. Une autre limitation des listes de notices, c'est qu'on ne puisse utiliser qu'une seule ligne de références de champ, et qu'il ne soit pas possible de placer une ligne de texte fixe au-dessous, mais seulement une ligne comportant le paramètre <<[EndRecordList]>>. Le paramètre <<[StartRecordList]>> est à placer sur la ligne immédiatement au-dessus de la ligne des références de champ. Seule la première des quatre lignes est optionnelle, celle dans laquelle vous pouvez taper des textes fixes pour servir d'en-têtes de colonne.

On peut également insérer un autre tableau dans l'une des cellules de la ligne du tableau qui accueille les références de champ, par exemple pour disposer d'un tableau imbriqué permettant de regrouper les occurrences d'un groupe de champs de dimensions afin qu'elles figurent au même endroit dans la liste des notices.

On peut, si on le souhaite, numéroter séquentiellement les lignes qui vont servir à imprimer les notices. Cela peut se faire par l'insertion automatique d'une numérotation dans une partie des cellules du tableau qui regroupe les références de champ. Utilisez la fonctionnalité de Word pour la Numérotation des listes à puces. Un numéro sera automatiquement incrémenté à chaque fois qu'on insérera une notice sur une ligne du tableau.

Quand la liste des notices est longue, le tableau se prolonge automatiquement sur la page suivante. Si vous voulez que la ligne d'en-tête du tableau apparaisse au début de chaque page, voici comment vous devez procéder :

Il est possible de rendre invisibles (ou d'épaissir) les bordures du tableau en réglant les Bordures et trames, par l'intermédiaire des Propriétés du tableau (consultez un mode d'emploi de Word pour trouver une description plus complète). Il est aussi possible d'intervenir sur l'alignement des cellules et sur les marges pour améliorer la disposition.

Notez en outre qu'il n'est pas possible de combiner dans un seul modèle un tableau avec le contenu d'un modèle simple comme celui décrit dans la rubrique précédente.