1.Klik på Ny post i hovedmenuen (venstremenuen) for at oprette en ny, tom post i redigeringstilstand (åbner i fuld skærm). Hver gang du vælger denne mulighed, skal du først angive, hvor posten skal oprettes via Vælg database dialogboksen.
 
ACNewRecordIcon1
 
Alternativt kan du (hvis du allerede har haft andre poster åbne) klikke på ikonet Ny post i værktøjslinjen over den detaljerede postvisning. I dette tilfælde vil Axiell Collections antage, at du gerne vil oprette posten i den aktive database.
 
ACNewRecordIcon2
2.Når Vælg database vinduet er åbent, vælger du, hvor du vil oprette den nye post. Herefter klikker du OK eller trykker på Enter. Du kan oprette nye poster i Museets egen samling, i Bibliotekskataloget eller en hvilken som helst anden database, som indeholder lokalt definerede data. Husk, at du kun kan oprette poster på nederste niveau i disse menuer, f.eks. Museets egen samling eller Bøger eller Tidsskrifter osv. Rul ned i hovedmenuen for at se alle valgmulighederne.
 
ACSelectDatabaseDialog
3.En ny tom post oprettes og vises nu i Redigeringstilstand klar til indtastning.
 
ACNewRecord
 
Før du går i gang, skal du sikre dig, at Datasproget i drop-down listen øverst i skærmbilledet. Datasproget er det sprog, som oplysningerne registreres på i Axiell Collections.
Klik nu på et hvilket som helst felt i posten for at aktivere det. Nogle felter kan du selv skrive i, og i andre felter skal du vælge en værdi fra en drop-down liste. Hvis der findes obligatoriske felter som mangler indhold, vil feltet have en lyserød baggrundsfarve:
 
ACMandatoryFields
 
Hvis der findes et Valideringsikon (registeropslagsikonet), kan du klikke på det for at se og evt. vælge en af de validerede værdier, som kan bruges i dette felt i databasen.
 
ACValidateIcon
 
Nogle felter eller felt-grupper kan gentages, f.eks. for at kunne registrere flere kunstnernavne eller flere typer materiale i en genstand. Hvis et sådant felt er valgt, kan du klikke på "Plus"-ikonet Tilføj felt i den detaljerede postvisning for at tilføje den nye "forekomst" af feltet eller feltgruppen lige under det nuværende aktive felt. Du kan også klikke på "Minus"-ikonet Fjern felt for at fjerne det aktive felt eller feltgruppe (og eventuelle data i feltet).
 
ACAddRemoveRowIcons
 
Nogle få felter i systemet giver mulighed for at linke til netværksplaceringer, f.eks. feltet Mediefil på fanen Mediefil giver mulighed for at linke til nyt eller eksisterende indhold i Mediearkiv. Klik på Upload knappen i højre side af dette eller lignende felter for at fremsøge den ønskede fil. Du kan også begynde at skrive i feltet for at åbne en liste over eksisterende filer hvis navn starter med det indtastede i den valgte billedmappe, hvorfra du kan vælge den rigtige fil.
 
ACFindFileIcon
 
Når du har valgt en fil, kopieres filen nu til mediearkivet og tildeles samtidig et nyt filnavn, som sikrer, at den ikke overskriver eksisterende filer i mediearkivet. Når du har tilføjet mediefilen, vil den blive vist i Medieviseren, så snart du gemmer posten.
4.For at gemme data, du har skrevet i posten, så klikker du på ikonet Gem post og posten bliver gemt.
 
ACSaveRecordIcon
 
Hvis du foretrækker altid at blive spurgt om du virkelig ønsker at gemme dine ændringer eller ikke, så skal du bruge Redigeringstilstand ikonet: Ved at klikke på dette ikon, når du er i redigeringstilstand, så vil Axiell Collections bede dig om at bekræfte, at du ønsker at gemme dine ændringer (Ja), gemme posten uden at gemme den (Nej) eller fortsætte med at redigere posten uden at gemme den (Afbryd). Hvis du vælger Nej , så er det en god måde at forlade en eksistende post på som du har redigeret, uden at gemme de ændringer du har foretaget i posten (for eksempel hvis du alligevel ikke ønsker at oprette en ny post, eller du er kommet til at slette data i en eksisterende post ved en fejl).
 
ACEditModeIcon