Termer og navne i autoritetsdatabaser som Thesaurus eller Personer og institutioner vil få en Status som fortæller om det for eksempel er en fortrukket term, en afvist term eller om det er en forældet term. Termer og navne som tilføjes fra en anden datakilde - f.eks. objekt katalog - (via Opret term knappen), vil altid få "kandidat" status. Kandidattermer vil kun optræde i Find data for et felt dialog hvis Vis kandidatermer checkboksen er markeret. På den måde kan du undgå at se termer og navne som endnu ikke har fået en endelig status. I selve thesaurus basen kan du ændre status for alle termerne.

Vedligeholdelse af status af termer og navne finder sted i den relevante autoritets datakilde, for eksempel Thesaurus eller Personer og institutioner. Når du ser på en termpost eller en navnepost, vil du også se et Status felt, som indeholder den aktuelle status for termen eller navnet. Status af en term kan have en af følgende seks forskellige værdier: udefineret, godkendt foretrukket term, godkendt ikke foretrukket term, kandidat, forældet eller afvist. Udefineret betyder at termen endnu ikke er blevet tildelt nogen status, godkendt foretrukket term status skal naturligvis tildeles til godkendte foretrukne termer, godkendt ikke foretrukket term til ikke foretrukkede termer, som officielt har denne status som ikke foretrukne termer, kandidat er status for termer som stadig mangler at blive checket og godkendt af en eller anden, forældet til forældede termer som måske stadig bruges, og afvist til afviste termer. Fordelen ved at give en term status afvist i stedet for blot at fjerne termen fra databasen, er at man bevarer information om den afviste term: Ingen vil fremover prøve at oprette denne term, fordi den findes i basen som en afvist term.