En autoritetsdatabase i Axiell Collections indeholder poster for foretrukne navne og eller termer med eventuelt dertil relaterede termer eller navne. (Og hver relateret term eller navn har selvfølgelig også sin egen post i databasen.) Datakilderne Thesaurus og Personer og institutioner er typiske eksempler på sådanne autoritetsdatabaser. Andre datakilder, så som kataloger eller samlinger, indeholder adskillige felter, som er linket til disse autoritetsdatabaser. "Linket" indebærer, at termen eller navnet, du indtaster i et sådant felt, enten allerede skal findes som en foretrukken term i den tilknyttede autoritetsdatabase, eller at termen er ny, og derfor føjes til autoritetsdatabasen som en ny term. Dette er grunden til, at du ser en liste over eksisterende termer, når du begynder at taste i et linket felt. Hvis termen ikke findes, kan du, hvis din organisation og dine brugerrettigheder tillader det, tilføje den nye term direkte. Hvis du udfylder et linket felt uden at benytte drop-down listen eller Vis eksisterende data i feltet dialogen (som åbnes ved at klikke på Registeropslag-ikonet i feltet), vil Axiell Collections automatisk validere det indtastede, når du forlader feltet: Hvis termen eller navnet ikke findes, skal du vælge, om du vil vælge en eksisterende term, eller om du vil tilføje den nye term til registret. Fordelen ved denne type af validering er, at du kan forhindre, at der bliver indtastet identiske termer eller navne pga. stavefejl eller forskellige stavemåder. Det får automatisk brugeren til at reflektere over, om der er fejl i det indtastede.

Relationer

Man kan etablere et slægtskab mellem termer og navne i Thesaurusen og i Personer og Institutioner-databaserne ved at relatere dem til hinanden, enten hierarkisk eller ved hjælp af ligeværdige relationer. Relationerne giver Axiell Collections mulighed for at søge efter en foretrukken term, også selv om du indtaster et synonym. Desuden kan du ikke blot søge på selve termen men også på bredere eller smallere termer. Relationerne kan være følgende:

Tilsvarende term
Erstatter/erstat med termer
Overordnet (bredere) term
Underordnet (smallere) term
Relateret term

I Thesaurus findes ofte eksempler på alle fire typer af relationer. I Personer og institutioner databasen er det derimod sjældent muligt at oprette hierarkiske relationer mellem poster. Typisk er der hér et større behov for at registrere synonymer og foretrukne stavemåder.