ACImportDialog

Importer dialogen åbnes efter der klikkes på Importer ikonet i hovedmenuen til venstre og har valgt en datakilde at importere til.

ACImportIcon

Dette tillader import af en csv (komma-separeret) fil til en kompatibel datakilde af eget valg, hvor hver linje oprettes som en ny post.

Krav til csv filen

En csv fil er ren tekstfil af .csv filtypen. Den første linje skal indeholde en komma- eller semikolonsepareret liste af ENGELSKE feltnavne, eller FELT-TAG(der skelnes mellem store og små bogstaver), som gælder for værdikolonnerne i de følgende linjer. Så den anden og følgende linje indeholder værdier, der skal adskilles med samme separator tegn som anvendt i første linie. Hver linje importeres som en post (undtagen for første linie).
Microsoft Excel-regneark kan gemmes i csv-formatet. Herefter kan du finde ud af, hvilke separator tegn der blev brugt af Excel ved blot at åbne csv filen i en teksteditor.

Feltnavne i det aktuelle grænsefladesprog kan nemt findes ved at holde musemarkøren hen over det relevante felt i redigerings- eller visningstilstand, hvorefter værktøjstippet viser feltnavn og felt-tag. I nedenstående eksempel, hvor der er valgt engelsk som dialogsprog, er object_number den engelske dataordbogs feltnavn og IN er felt-tag'et. Det er lettest at bruge felt-tag'et.

ACFindFieldNameAndTag

Så hvis csv filen indeholder arkivposter, som du gerne vil importere til Arkivkatalog datakilde i collect.inf (genstands- og arkivposter) databasen og den første række af kolonnerne indeholder referencekoder, så vil du inkludere feltet object_number som det første felt i filen osv. Bemærk at ved import af filen kan du stadig vælge hvilke felter fra filen der faktisk skal importeres, så du kan udelade bestemte kolonner ved importen. Et eksempel på en gyldig csv-fil, der indeholder seks felter og tre poster, er følgende:

 

oT;IN;TI;DS;DE;VO

CULTHISTGENSTAND;AK/OW/0201;Apotekerkrukke;1890;1900;Jensen, Georg

CULTHISTGENSTAND;AK/OW/0202;Glasflaske;1900;1910;

CULTHISTGENSTAND;AK/OW/0203;Apotekervægt;1910;1910;Knudsen, Michael

 

Bemærk, at nye værdier importeret til linkede felter (som ophavsmand feltet) bliver tvunget til den linkede database: en ny tilknyttet post oprettes automatisk for disse værdier, og det relevante domæne vil også blive anvendt. Hvis værdien allerede findes i den linkede database, men ikke har det relevante domæne endnu, bliver dette domæne tilføjet til posten.
Værdier importeret til (enumerative) drop-down lister, som Niveau drop-down listen i arkivkatalogen, skal være lig med en af ​​de såkaldte neutrale (grænsefladesprog uafhængige) værdier angivet for det pågældende felt i data ordbogen: Axiell Designer kræves for at få en liste over disse neutrale værdier.

Import af en csv fil

1.Hvis du har en csv-fil, der opfylder ovenstående krav, kan du starte din import ved at klikke på Import ikonet i hovedmenuen. Det er ligegyldigt, hvilken datakilde du arbejder i: Vælg database dialogboksen åbnes for at vælge datakilden til din import.
2.Derefter vil Import dialogboksen åbne. Det eneste tilgængelige Format lige pt. er csv. Andre formater vil muligvis blive tilgængelige på et senere tidspunkt.
3.Klik på ... til højre for File feltet for at vælge den ønskede csv fil, enten fra PC'en eller lokalt netværk.
4.Vælg nu de ønskede felter, som du rent faktisk ønsker at importere, fra listen til venstre og Tilføj dem til listen til højre: At dobbeltklikke på felterne er den hurtigste måde at gøre dette på. Felternes rækkefølge er ikke vigtig, og du behøver ikke nødvendigvis at inkludere alle felter i csv-filen. Hvis du arbejder på et andet sprog end engelsk, vil du opdage, at feltnavnene vises på dit eget sprog. Det er ikke noget problem: Under importen genkender systemet de matchende engelske feltnavne fra csv-filen.
5.Hvis dette er din første import, skal du klikke på Indstillinger knappen for at vælge det separatortegn, der bruges i csv-filen: et komma eller et semikolon. Denne indstilling vil blive husket for fremtidig import.
6.Klik på Testimport knappen for at lave en testimport. Dette vil vise dig de fejl, som skal løses før den endelige import vil køre så fejlfrit som muligt. For eksempel:
 
ACImportSummary
 
Det er selvfølgelig bedst at løse alle fejl/problemer før du laver den rigtige import. Klik OK for at lukke dette vindue eller klik på download knappen for at downloade rapporten som en .csv fil (som du kan åbne i MS Excel eller i en teksteditor).
7.Til sidst klikkes på OK knappen for at starte importen. De importerede poster bliver vist i Resultatlisten , så resultatet kan valideres.