ACFindDataForTheField1

Dialogen Find data for feltet åbnes, når du klikker på ikonet Registeropslag yderst til højre i et linket felt, eller når du dobbeltklikker i et linket felt eller når du har indtastet en (endnu) ikke eksisterende term eller navn i feltet og forlader feltet. Alle linkede felter har et Registeropslag ikon.

ACValidateIcon

En betydelig del af felterne i en objektpost er linket til en anden database, typisk en autoritetsdatabase som Thesaurussen. Når du indtaster og gemmer data i et linket felt, laves der en reference til den linkede post i den pågældende database. Termen, du indtaster, gemmes derfor rent teknisk i den linkede database og ikke i selve objektdatabasen, som du befinder dig i. En ændring i den linkede post vil også kunne ses i alle de objektposter, som linker til den.

Den hurtigste måde at validere på

Så snart du begynder at skrive i et linket felt, åbnes en lille drop-down liste med eksisterende termer/navne (incl. kandidat-termer), som starter med din foreløbige indtastning. Hvis den ønskede term er vist, klikker du bare på den for at udfylde feltet. Hvis du derimod er usikker på, om termen er den rigtige, og derfor behøver mere information, så ignorerer du drop-down listen og klikker i stedet på Registeropslagsikonet. Dette åbner Find data for feltet dialogen. I drop-down listen vil du eventuelt se parenteser omkring nogle termer. De angiver, at termen er en ikke-foretrukken term, hvortil der er knyttet en foretrukken term. Du kan sagtens vælge denne term, men indholdet i feltet vil blive erstattet med den foretrukne term. (Du kan læse mere om foretrukne og ikke-foretrukne termer i afsnittet Thesaurus.) Listen indeholder kun navne eller termer fra det domæne som er associeret med det linkede felt.

ACDropDownValidation

Hvis det indtastede navn eller term allerede findes (på det aktuelle datasprog jf. værktøjslinjen øverst), vil forbindelsen til term-posten i den linkede database blive oprettet automatisk, når du forlader feltet, men hvis termen endnu ikke findes, vil dialogen Find data for feltet automatisk blive åbnet. I dette vindue kan du selv vælge, om du ønsker at benytte en af de eksisterende termer, eller oprette en ny term.

Dialogen Find data for feltet indeholder en total oversigt over alle tidligere godkendte termer for det aktive felt. Alle disse termer stammer fra den linkede database fra det valgte domæne og det valgte datasprog. Du kan bruge denne liste til validering af din egen indtastning. Valideringen forenkler arbejdet med indtastning, og det mindsker risikoen for, at termer og navne gemmes med forskellige eller forkerte stavemåder. Den viste liste forsøger at matche din indtastning i tastefeltet. Hvis du fjerner al tekst fra tastefeltet, vises hele listen i alfabetisk rækkefølge (tal og tegn kommer før bogstaver). Taster du et enkelt bogstav, f.eks. "s", viser listen alle eksisterende termer med S som begyndelsesbogstav. Du kan bladre igennem hele listen ved at skifte begyndelsesbogstaver/tegn.

Knapperne og mulighederne

Vælg knappen -  vælg en værdi på listen og klik på Vælg for at vælge denne term og kopiér den til feltet i din åbne post. Når du gør det, vil du i visse tilfælde se, at flere felter er blevet udfyldt på posten. Disse felter kaldes merge-in felter. Normalt er det ikke muligt at redigere disse merge-in felter. Der er tale om felter fra den linkede database. De vises blot på posten for overblikkets skyld. De er ikke gemt i selve objektposten.
Afbryd knappen - klik på denne knap for at forlade dialogen og returnere til det linkede felt uden at ændre noget.
Detaljer knappen - klik på knappen Detaljer for at se detaljerede oplysninger for den valgte term fra den linkede database på en såkaldt zoom-skærm. På en zoomskærm kan du redigere detaljer i den linkede post, præcis som du ville kunne, hvis du åbnede den pågældende datakilde via startmenuen. Du skifter til redigeringstilstand via kontekstmenuen. Den eneste forskel er, at der kun er et begrænset antal felter på zoomskærmen ift. den fulde databasepost. Hvis du har brug for at se alle detaljer i en linket post, skal du ikke bruge zoomskærmen. Vælg i stedet den relevante søgeindgang (datakilde) fra startmenuen, og fremsøg og redigér den pågældende post derfra vha. Postredigering.
Nedenunder Filtrér kan du vælge, om du kun vil se specifikke termer, eller om du vil se alle termer i databasen. Mange linkede felter er associeret med et bestemt domæne (en underinddeling af navne- eller termtypen i f.eks. Thesaurus eller Personer og institutioner). En term kan være mange ting, både en objekttype, en måleenhed, en forarbejdningsteknik, et materiale, et søgeord osv. eller endog en kombination af disse. Derfor er domæneopdelingen en nem måde at kategorisere termer og navne på ift. validering.
oMed valgmuligheden Vis kun <domænet> markeret, viser listen kun navne fra det pågældende felts eget domæne. Hvis du gerne vil se navne fra andre felt-domæner, skal du fjerne markeringen i boksen Vis kun <domænet> (Hvis intet domæne er knyttet til feltet, vil du automatisk se navne fra alle felter)
oTermer og navne som tilføjes til Thesaurus eller Personer og institutioner fra andre databaser, får status som kandidat, ind til de formelt godkendes eller tildeles en anden status. Med valgmuligheden Vis kandidattermer kan man vælge at inkludere disse i oversigten over eksisterende termer. (Læs mere under afsnittet Vedlligeholdelse af registre over termer.)
Opret term - med denne knap opretter du hurtigt en ny termpost for det navn eller den term, du lige har skrevet. Termen oprettes i den linkede database med det domæne, som knytter sig til det felt, du arbejder i. Oprettelsen af termposten sker automatisk. Selve termen gemmes i den linkede database og ikke på objektposten. Det er dog først, når du gemmer selve objektposten, at termen gemmes oglinket mellem objektet og termen reelt skabes. Knappen vil ikke være at se eller være grået ud, hvis du ikke har tilladelse til at oprette linkede poster gennem dette felt.
Opret og redigér term - med denne knap kan du direkte oprette en ny post i den linkede database med den term, du indtastede i dialogen Find data for feltet. Du kan umiddelbart herefter redigere den linkede post vha. en zoomskærm. Når du lukker zoomskærmen, har du mulighed for at gemme indholdet. I modsætning til funktionen Opret term giver denne metode mulighed for at oprette termen eller navnet samt tilføje indhold til posten i andre felter og gemme denne post uafhængigt af den åbne objektpost.
Knappen vil ikke være at se, eller grået ud, hvis du ikke har tilladelse til at oprette linkede poster via dette felt.
Filter/Ryd - I de fleste linkede felter kan du blot starte med at taste det ord du ønsker at søge på, og den normale valideringsmekaniske vil hurtigt finde den term du søger efter. Hvis du stadig ikke finder din term, kan du altid oprette en ny term.
For nogle linkede felter, er valideringsmekanismen ikke tilstrækkelig til at finde præcis den term du vil bruge, da det felt som der søges ikke fortæller noget om termen, som i Mediefil eller Sag felterne,  hvor et link til disse i en objekt-post kun kan findes vha interne numre på henholdsvis Mediefiler og Sager (hvilke ikke nødvendigvis er tilgængelige for dig, som en titel eller en beskrivelse vil være). For at løse det problem i Find data for feltet vinduet er der en Filter (og Ryd) knap, som giver dig mulighed for at åbne en Søg <datakilde> dialog hvor du kan søge efter den ønskede post at linke til, ved at give dig mulighed for at bruge Standard søgeskærmen, Avanceret søgeskærmen eller Gemte søgninger. Brug muligheden på følgende måde:
1. Klik på Validerings ikonet i et tomt linket felt, for eksempel Mediefil feltet, for at åbne Find data for feltet vinduet.
2. klik på Filter knappen for at åbne Søg <datakilde> dialogen.
3. Udfør den søgning du ønsker, for at finde den post du ønsker at linke til. Du kan for eksempel søge på original filnavn af en Mediefil, som du kan huske tidligere er lagt i Mediefil datakilden.
4. Søgeresultatet vil derefter blive vist i Vis tabel og Vis hierarki fanen på Find data for feltet vinduet. (Hvis du ikke finder den post du søger efter, så klikker du blot på Filter knappen igen for at udføre en ny søgning.)
 
ACFindDataForTheField7
 
5. Derefter vælger du blot den post som du ønsker at linke til og klikker på Vælg knappen for at oprette linket. (Du kan ikke vælger flere poster på en gang.)
 
ACFindDataForTheField8
 
Det er vigtigt at huske, at når du har udført en søgning via Filter knappen, så er det dette "filter" som bestemmer hvilke poster som vises på Vis tabel eller Vis hierarki fanerne undtil du klikker på Ryd knappen eller lukker Find data for feltet vinduet. Status på Ryd knappen fortæller dig om et filter er aktivt: Hvis Ryd knappen er aktiv, er filter aktiv, hvis Ryd knappen er grå, så er ikke et aktivt filter. Så længe at du ikke skriver noget i Skriv søgeudtryk feltet efter en filtersøgning, vil du se hele søgeresultatet, men så snart du skriver noget i feltet, uden at rydde det først, så vil den nye søgeterm blot afgrænse det aktuelle søgeresultat! Hvis du blot ønsker at søge på den indtastede term i hele indekset, så sikr dig at der ikke er noget aktiv filter.

Fanerne i dialogen

Under Vis hierarki kan du se en hierarkisk organiseret visning af termerne i den linkede database: En term med en lille pil ud for kan åbnes så underliggende termer kan ses. Du kan vælge termer på alle niveauer.
 
ACFindDataForTheField3
Når en såkaldt linkskærm er sat op for et linket felt i dataordbogen, så viser Find data for feltet dialogen en ekstra fane, som hedder Vis tabel. På den fane vil du se ikke hierarkiske oplysninger om termen i den linkede database, og muligvis nogle yderligere oplysninger om den enkelte term, sådanne findes. Et specielt ikon i første kolonne viser, at termen er en ikke-fortrukket term. Hvis du vælger denne term alligevel, erstattes teksten i feltet automatisk at den foretrukket term.
 
ACNonPreferredTermIcon
 
Andre specielle ikoner du kan støde på i den første kolonne er ikoner relateret til pseudonymer eller 'tilsvarende udtryk'. En tom stjerne indikerer et primært eller foretrukket navn, hvorimod en stjerne med et udråbstegn indikerer et pseudonym. Pseudonymer (tilsvarende udtryk) kan registreres helt på samme måde som det gældende term (navn).
 
ACProperNameIcon ACPseudonymIcon
 
ACFindDataForTheField2
For felter som er linket til "geografiske steder" er skærmbilledet designet specielt til dette formål. Du vil kunne se på skærmen Find data for feltet finde en tredje: Geografiske kort. Det giver dig mulighed for at vælge et sted på kortet.
 
ACFindDataForTheField4
 
Du zoomer ind på kortet, og klikker på det sted du leder efter. En dropdown liste åbner sig i bunden af vinduet, og det vil give dig mulighed for at vælge og derved præcisere dit endelige valg. Efter du har valgt sted, vil længde- og breddegraden automatisk blive udfyldt for stedet. (Hvis du zoomer ud efter at have valgt stedet og klikker på forstørrelsesglasset til højre for koordinaterne, så bliver der zoomet ind igen).
Hvis du vælger et sted, hvor der allerede findes en linket post, så vil Vælg knappen blive aktiv, og du kan vælge dette navn. Så længe Vælg knappen forbliver grået ud, så er der ikke oprettet en linket post, og du skal oprette en via Opret term knappen. (Den linkede post vil blive oprettet i Thesaurus eller i en speciel Geografiske steder thesaurus, hvis det er tilgængelig i din applikation.)
Se i kapitlet Geografiske kort for information om funktionalitet af selve kortet (dens ikoner og zoom funtion).